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Quadro organizzativo La VII legislatura regionale è nata caratterizzata da una fortissima spinta di rinnovamento organizzativo basato su:
A distanza di soli due mesi dall’insediamento del Presidente sono state determinate tutte le innovazioni organizzative in un’unica delibera, tutto ciò, già sintomatico di una straordinaria "velocità di esecuzione", risulta ancor più sorprendente se si considera che la riorganizzazione non è avvenuta con un atto monocratico "d’imperio" ma è il frutto di un lavoro collegiale che ha coinvolto tutte le funzioni trasversali ed il Comitato dei Direttori generali. La logica dell’accordo e del raccordo, che il Presidente ha scelto come proprio "modus operandi" ha quindi avuto anche una inevitabile ricaduta anche sulla "macchina regionale". Trasversalità, collegialità, trasparenza interna ed esterna e "velocità di esecuzione", per essere proficuamente attuate necessitano inevitabilmente, oltre ad un approccio dinamico e propositivo (non sempre facile per chi per anni è stato abituato a logiche di inerzie di ruolo), di un altissimo interscambio di informazioni e di interazioni nonché della massima condivisione dei dati nell’ambito di una informazione raccordata. Ruolo dei sistemi informativi In tale ambito il ruolo di supporto dei sistemi informativi non è certo secondario, anzi in alcuni casi, si è rivelato essere il più efficace "motore" del cambiamento organizzativo. Non si tratta solo dell'introduzione di procedure con un contenuto tecnologico che deriva dalle ultimissime sofisticazioni della ricerca ma, innanzitutto, della penetrazione capillare di sistemi che hanno reso concreto il lavoro di gruppo e lo scambio informativo modificando la stessa organizzazione del lavoro del dipendente regionale. Il SIR (Sistema Informativo Regionale) impiega buona parte delle proprie risorse per il miglioramento tecnologico della dotazione hardware (attualmente il 60% dei dipendenti "effettivi" della Giunta regionale è dotato di PC di ultima generazione), e per il potenziamento dell'infrastruttura di rete che interconnette tutte le sedi regionali sul territorio lombardo; tutto ciò nel contesto di una architettura di sistema "distribuita" nella quale sono stati individuati standard di riferimento (per la posta elettronica, per la costruzione di data base, per l'office automation, per la dotazione hardware). È estremamente importante sottolineare che l' "allineamento strategico" tra obiettivi della Giunta, assetto organizzativo della Regione e sistema informativo regionale procede, pur a volte con spinte di velocità diverse, di pari passo ed è tenuto sotto costante controllo, dato il carattere strategico che riveste. Anche in questo caso l’elemento di spinta è rappresentato dall’istanza organizzativa verso forme di trasversalità e raccordo. L’introduzione di sistemi di workflow e nuovi sistemi quali il SIPeC (Sistema Informativo Programmazione e Controllo) sono esempi concreti di sistemi informativi che sono nati e si stanno sviluppando con una caratterizzazione di forte connessione e integrazione pur mantenendo la necessaria autonomia; il disegno architetturale è quindi quello di un sistema unitario ma distribuito in necessari sottosistemi "federati" ed impostati alla reciproca integrazione in una logica generale di raccordo(criteri, standard, ecc.). Si rende necessaria, a questo punto una precisazione: questa impostazione "positivistica" che vede i sistemi informativi che traggono "vita" e sono al completo servizio delle istanze organizzative presenta alcuni "effetti collaterali", di non poco interesse. Infatti se in molti casi il sistema informativo supporta il cambiamento organizzativo (ad es. protocollo) è altrettanto assodato che vi sono situazioni in cui lo impone (ad es. Scheda Unica) e costringe ad una formazione e ad un apprendimento organizzativo continuo. Da strumento di supporto al cambiamento il sistema informativo diviene lo strumento per cui avviene il cambiamento; una semplice procedura informatica può avere un impatto sull’organizzazione e/o sulla formazione dei dipendenti di grandissima rilevanza. La formazione, in particolare, assume delle caratteristiche di vero e proprio "apprendimento per induzione" con un grado di efficacia decisamente elevato; essendo svolta di fatto "sul campo" consente di accelerare sensibilmente il processo formativo (apprendimento organizzativo). Criticità La P.A., così come le aziende private, si trova oggi ad affrontare il cambiamento epocale imposto dallo sviluppo di Internet e dalle innovazioni apportate delle cosiddette nuove tecnologie; un cambiamento esogeno, in rapida evoluzione e che costringe la P.A. anche ad una continua "rincorsa" legislativa oltre che organizzativa. Ma il problema non consiste solamente nell’adeguatezza normativa (problema che già non è da poco!) ma anche nel fatto che, nell’Age of Information Technology, le relazioni sia interne che esterne, cambiano radicalmente, velocemente, inesorabilmente con conseguente crescita esponenziale dei bisogni formativi. L’analisi delle ricadute dell’impatto tecnologico sull’organizzazione rappresenta un’implicazione che si tende generalmente a sottovalutare focalizzando l’attenzione principalmente sugli effetti visibili (e fruibili) all’esterno (ad es. accesso agli atti) Specialmente per quanto riguarda il trattamento delle informazioni, che rappresenta una delle peculiarità della P.A., si rende assolutamente necessario mettere in atto un piano formativo ad hoc che faccia comprendere l’importanza della gestione delle informazioni, che non avviene in automatico per mezzo della tecnologia, ma richiede un costante presidio organizzativo. Il lavoro di costante aggiornamento del sito internet della Regione rappresenta un chiaro esempio di come le informazioni, relative ad attività regionali interne, vadano rielaborate non solo per una presentazione che sia compatibile con gli standard informatici richiesti per la pubblicazione, ma anche perché abbiano un grado di comprensibilità tale da poter essere utilmente fruibili da tutti i visitatori del sito. Occorre quindi un grandissimo sforzo analitico per valutare, per quanto possibile, gli impatti delle nuove tecnologie sull’organizzazione; agire in ritardo, o peggio essere impreparati, è un "lusso" che oggi nessuna azienda può permettersi, e tantomeno la P.A. New Economy, E-Government, sono scenari nuovi che si stanno aprendo nonché sfide che la Regione Lombardia si prepara, e ha già iniziato con il progetto Lombardia Integrata, ad affrontare; si tratta di complessi eterogenei di attività per le quali sarà necessaria una organizzazione all’altezza e una formazione specifica. La velocissima scansione dei tempi dettata dalle trasformazioni tecnologiche renderà inevitabile una formazione "sul campo" che supporti il forte cambiamento organizzativo inerente. Riorganizzazione dei sistemi formativi nella Pubblica
Amministrazione Obiettivo della testimonianza:
Il Contesto Nel 1996 la Regione Lombardia avvia un importante processo di
riorganizzazione interna. Le esperienze PRIMO PROGETTO SPERIMENTALE DI FORMAZIONE A DISTANZA IN RETE PER LA REGIONE LOMBARDIA La prima esperienza riguarda un corso sul programma Microsoft
Access, richiesto dall’Ufficio formazione e rivolto agli operatori di alcune
strutture decentrate della Regione Lombardia (STAP; CFP; Spazio Regione) con
sede a Mantova. Il contenuto del corso, vicino e simile al mezzo usato,
permette di sperimentare con i corsisti una positiva alternanza di apprendimento
e verifica in progress, attraverso esercitazioni individuali e di gruppo. Viene
per la prima volta introdotto il lavoro collaborativo in rete . PROGRAMMA PER IL MIGLIORAMENTO DEL SISTEMA STATISTICO E INFORMATIVO REGIONALE DELLE STATISTICHE AGRARIE La seconda esperienza è quasi contemporanea alla precedente
viene realizzata sempre nel 1999. PROGETTO DI AFFIANCAMENTO ALLE ATTIVITA’ DEL V° CENSIMENTO GENERALE DELL’AGRICOLTURA La terza recente esperienza è quella che sembra sintetizzare
e potenziare le due precedenti con risultati di applicabilità, nell’ambito
del supporto all’organizzazione, decisamente evolutivi Da maggio a settembre il progetto di formazione realizzato ancora con il modello integrato di aula e apprendimento a distanza ha consentito di:
Dal punto di vista organizzativo i risultati hanno permesso di:
CONSIDERAZIONI Le esperienze illustrate stimolano alcune riflessioni sulle possibili evoluzioni di utilizzo delle metodologie di formazione on line: Applicazioni alla gestione di sistemi formativi complessi a supporto delle strategie organizzative e di sviluppo delle risorse umane Integrazione, trasversalità dei soggetti che intervengono nei processi formativi (committenti, facilitatori, gestori, progettisti, docenti, testimoni, tutor). Monitoraggio costante della qualità dei servizi formativi e dei materiali didattici Rapido aggiornamento di contenuti, metodi e risultati ( per committenti che modulano la formazione sui tempi dell’organizzazione) Presidio dei cambiamenti organizzativi con coinvolgimento contestuale di tutti i livelli dell’organizzazione interessati Certificazione delle attività formative Riduzione dei tempi e dei costi Supporto tecnologico (la piattaforma IREFAD) disponibile da ora a supporto di progetti formativi anche di livello strategico.
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